Excel n'est pas le problème
Dans presque toutes les PME que nous rencontrons, un fichier Excel fait tourner une partie de l'activité : le suivi des devis, le planning des interventions, les stocks, les adhérents, les commandes. Ce fichier a souvent été construit avec soin, par quelqu'un qui connaissait parfaitement le métier. C'est une première version d'application, faite avec les moyens du bord.
Le problème arrive quand l'entreprise grandit autour du fichier. Il y a trois personnes qui l'ouvrent au lieu d'une, des copies qui circulent par email, des colonnes ajoutées « en attendant », et des formules que plus personne n'ose toucher.
Les 5 signes qu'il est temps de passer à une application
- Plusieurs versions du même fichier circulent, et on ne sait plus laquelle est la bonne.
- Deux personnes ne peuvent pas travailler en même temps sans écraser le travail de l'autre.
- Une erreur de saisie ou de formule a déjà coûté de l'argent : un devis faux, une commande oubliée, un stock mal compté.
- Une seule personne comprend vraiment le fichier, et son absence bloque l'activité.
- Vous ressaisissez les mêmes informations dans le fichier, dans un logiciel de facturation et dans des emails.
Ce que nous avons vécu
Le meilleur exemple que nous connaissons, c'est l'origine de TirSync, notre application de gestion de stand de tir.
Avant. Dans le club de tir sportif qui nous a amenés à la construire, toute la gestion des tireurs tenait dans quatre fichiers Excel : les inscriptions, le paiement des cotisations, les armes et le fichier destiné à la préfecture. Chaque fichier existait en plusieurs copies, et personne ne savait vraiment laquelle était à jour. Quand un fichier cassait, il fallait des semaines pour le reconstituer. Chaque année, on repartait d'un fichier neuf : aucun historique, aucune statistique, rien.Le stand lui-même n'avait pas de réservation. Chacun arrivait quand il voulait et attendait qu'un pas de tir se libère. Et si un tireur décidait d'y rester deux ou trois heures, rien ne l'en empêchait.
Ce que nous avons fait. TirSync a repris ce que les quatre fichiers faisaient, dans une seule base : les tireurs et leurs inscriptions, les cotisations payées en ligne, les armes du club, et le rapport pour la préfecture, généré en PDF au lieu d'être recopié à la main. Nous avons ajouté ce qu'Excel ne pouvait pas faire : la réservation des pas de tir à l'avance, par créneau, depuis un téléphone. Après. Tout ce qui se recopiait à la main est devenu automatique. Les données sont sauvegardées chaque jour, il n'y a plus de fichier qui casse ni de copie qui se perd. L'historique s'accumule d'une saison à l'autre au lieu de repartir de zéro chaque année. Et les tireurs réservent leur créneau avant de venir, au lieu d'attendre sur place qu'un pas de tir se libère.Comment remplacer Excel sans tout casser
1. Partir du fichier, pas d'une page blanche
Le fichier Excel est le meilleur cahier des charges qui existe : il contient les vraies données, les vraies colonnes et les vrais calculs. Nous commençons toujours par le lire avec la personne qui s'en sert, pour comprendre pourquoi chaque colonne existe. Beaucoup de règles métier ne sont écrites nulle part ailleurs.
2. Garder ce qui marche
Une bonne application ne force pas vos équipes à réapprendre leur métier. Elle garde les mêmes noms, les mêmes étapes et les mêmes calculs, et elle ajoute ce qu'Excel fait mal :
- plusieurs personnes en même temps, chacune avec ses droits ;
- un historique de qui a modifié quoi et quand ;
- des alertes (une échéance qui approche, un stock qui baisse) ;
- un accès depuis un téléphone, sur le terrain.
3. Reprendre les données existantes
Les années de données du fichier ont de la valeur : elles sont reprises dans l'application dès le départ. C'est aussi le moment de les nettoyer, car un fichier ancien contient presque toujours des doublons et des cases remplies de façon différente selon la personne.
4. Faire tourner les deux en parallèle, peu de temps
Pendant une courte période, l'équipe peut garder le fichier sous la main pendant qu'elle prend ses marques dans l'application. Cette période doit avoir une date de fin, sinon les deux outils vivent côte à côte et la double saisie revient.
Ce que ce club nous a appris
- Le vrai coût d'un fichier Excel ne se voit que le jour où il casse. Tant qu'il fonctionne, il paraît gratuit. Les semaines passées à le reconstituer sont le prix caché qu'il faut mettre en face d'un projet d'application.
- Les copies multiples sont un signal d'alarme, pas un détail. Dès que plusieurs versions circulent, plus personne ne peut dire quelle est la bonne, et chaque décision repose sur un chiffre douteux.
- Repartir d'un fichier neuf chaque année efface la mémoire de l'activité. Sans historique, impossible de savoir combien de membres reviennent, quelles périodes sont chargées, ou si l'activité progresse.
- Le problème n'est pas toujours dans le fichier. Ici, l'attente au stand n'avait rien à voir avec Excel : elle venait de l'absence de réservation. Une application métier règle souvent des problèmes que personne n'avait reliés au fichier.
Combien de temps et quel budget ?
Remplacer un fichier Excel par une application métier prend en général de 30 à 90 jours selon le nombre d'écrans, de règles et d'outils à connecter. Chez Qualitech-Conseil, une première application pour une très petite entreprise démarre à 2 800 € HT, payée par jalons, puis un abonnement mensuel couvre l'hébergement en France, la maintenance et le support. Le détail de notre méthode, des jalons de paiement et des tarifs est sur notre page développement d'application métier sur mesure.
Notre avis
N'attendez pas que le fichier casse pour agir. Le bon moment pour passer à une application, c'est quand vous commencez à faire des copies « pour ne pas perdre » : c'est le signe que le fichier est devenu trop précieux pour rester un fichier.
Si vous reconnaissez votre fichier Excel dans cet article, envoyez-le nous (ou décrivez-le) : nous vous dirons franchement s'il mérite une application, ou s'il suffit de l'améliorer.